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Equitalia deve conservare per cinque anni la copia della cartella di pagamento.

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La copia della cartella di pagamento con la relazione dell'avvenuta notificazione o l'avviso del ricevimento deve essere conservata da Equitalia, ed in generale dai concessionari dei tributi,  per cinque anni durante i quali hanno l'obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell'amministrazione.

Tale obbligo deriva dall'art. 26 comma 4 del d.P.R. 602 del 1973 che obbliga Equitalia ed i Concessionari a "conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell'avvenuta notificazione o l'avviso del ricevimento ed ha l'obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell'amministrazione".

Qualunque altro elaborato informatico formato dall'esattore, sebbene sostanzialmente contenente gli stessi elementi della cartella originale non è sostituibile alla copia della cartella esattoriale in quanto "la copia della cartella di pagamento ex se costituisca strumento utile alla tutela giurisdizionale delle ragioni della ricorrente e che la concessionaria non ha quindi alcuna legittimazione a sindacare le scelte difensive eventualmente operate dal privato."

Questo è l'orientamento del Consiglio di Stato (Sez. IV, Sent. 30-11-2009 n. 7486).

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